Organizacja Urzędu Gminy
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU GMINY RUTKA-TARTAK
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
1.Urząd Gminy Rutka-Tartak, zwany dalej "Urzędem" jest jednostką organizacyjną Gminy Rutka-Tartak, zwanej dalej "Gminą" przy pomocy której Wójt Gminy Rutka-Tartak, zwany dalej "Wójtem" wykonuje swoje zadania.
2. Urząd realizuje:
1) zadania własne Gminy,
2) zadania z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących ustaw, a także z zakresu organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów,
3) zadania wykonywane na podstawie porozumień z organami administracji rządowej i jednostkami samorządu terytorialnego,
4) zadania publiczne realizowane w drodze współdziałania między jednostkami samorządu terytorialnego,
§ 2.
Regulamin określa:
1) organizację Urzędu,
2) zasady kierowania Urzędem,
3) zakresy działania komórek organizacyjnych Urzędu,
4) zasady podpisywania pism i decyzji,
5) zasady opracowywania projektów aktów prawnych,
6) tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków,
7) organizację działalności kontrolnej w Urzędzie.
Rozdział II
Organizacja Urzędu
§ 3.
W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne , które przy znakowaniu spraw posługują się symbolami:
1) Referat Budżetu i Finansów - PF,
2) stanowisko pracy do spraw organizacyjnych i kadrowych - Or
3) stanowisko pracy do spraw rolnictwa, gospodarki komunalnej, dróg gminnych i ochrony środowiska - RŻL,
4) stanowisko pracy do spraw obywatelskich i społecznych - SAO,
5) stanowisko pracy do spraw inwestycji, planowania przestrzennego, gospodarki mieszkaniowej i obrony cywilnej - BKO,
6) Urząd Stanu Cywilnego - USC,
7) Radca prawny.
§ 4.
Komórkę organizacyjną Urzędu stanowi również Gminne Centrum Reagowania (GCR) w skład którego wchodzą grupy robocze Gminnego Zespołu Reagowania o charakterze stałym.
§ 5.
1. W Urzędzie funkcjonuje Pełnomocnik do spraw niejawnych (PIN).
2. Do zadań Pełnomocnika do spraw niejawnych należy w szczególności:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
2) przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,
3) przeprowadzanie postępowania sprawdzającego w stosunku do osób mających dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności.
Rozdział III
Zasady kierowania urzędem
§ 6.
1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt.
2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy oraz Skarbnika Gminy.
3. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
§ 7.
Do zadań Wójta należy w szczególności:
1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie Gminy na zewnątrz,
2) przygotowywanie projektu budżetu Gminy,
3) gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Gminy,
4) nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,
5) składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy,
6) przygotowywanie projektów i określanie sposobu wykonywania uchwał Rady Gminy,
7) wydawanie przepisów porządkowych w przypadku niecierpiącym zwłoki,
8) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady Gminy oraz aktów ustanawiających przepisy porządkowe,
9) przesyłanie przepisów porządkowych do wiadomości wójtom sąsiednich gmin oraz staroście powiatu,
10) ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania,
11) wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy,
12) nawiązywanie, rozwiązywanie i dokonywanie zmian w stosunku pracy pracowników oraz wykonywanie innych uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
13) występowanie do Rady Gminy z wnioskami w sprawie powołania i odwołania Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy,
14) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
15) podejmowanie działań warunkujących wewnętrzną i zewnętrzną kontrolę działań poszczególnych stanowisk Urzędu, w tym sprawne i terminowe załatwianie spraw mieszkańców,
16) podejmowanie działań warunkujących bieżącą kontrolę wykonywania uchwał Rady Gminy, skarg i wniosków obywateli.
§ 8.
1. Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Wójt.
2. Wójt może:
1) upoważnić Zastępcę Wójta, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy oraz innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
2) powierzyć prowadzenie spraw w swoim imieniu Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi Gminy.
§ 9.
1. Do zadań Zastępcy Wójta należy prowadzenie spraw Gminy w zakresie powierzonym przez Wójta.
2. Zastępca Wójta wykonuje zadania Wójta podczas jego nieobecności.
§ 10.
1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie,
2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych,
3) zapewnienie terminowego i prawidłowego przygotowania przez pracowników materiałów niezbędnych do wykonywania zadań przez organy Gminy,
4) nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw obywateli,
5) organizacja przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków,
6) organizacja i koordynacja prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów , referendum i spisów,
7) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
8) prowadzenie spraw Gminy w zakresie powierzonym przez Wójta.
3. W przypadku nieobecności Wójta i jego Zastępcy Sekretarz Gminy wykonuje zadania Wójta.
§ 11.
1. Skarbnik Gminy jako Główny Księgowy budżetu realizuje zadania określone w odrębnych przepisach, zapewniając prawidłową gospodarkę finansową Gminy.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1) kontrasygnowanie oświadczeń woli składanych w imieniu Gminy , jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań finansowych,
2) opracowywanie projektu budżetu Gminy, jego zmian, nadzór nad prawidłową realizacją budżetu, opracowanie wniosków , analiz i sprawozdań w tym zakresie,
3) nadzorowanie i kontrola gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy,
4) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,
5) kierowanie pracą Referatu Budżetu i Finansów.
Rozdział IV
Zadania wspólne komórek organizacyjnych
§ 12.
Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności:
1) przygotowywanie projektów aktów prawnych organów Gminy oraz innych materiałów przedkładanych pod obrady Rady Gminy i jej Komisji, wykonywanie uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta ,
2) przygotowywanie projektów umów i porozumień,
3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu budżetu Gminy, planowanie zadań rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonego zakresu spraw,
4) realizacja dochodów budżetowych i wydatków określonych w planie finansowym ,
5) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań z prowadzonego zakresu spraw,
6) prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz postępowania egzekucyjnego,
7) prowadzenie działalności kontrolnej,
8) przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,
9) rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli,
10) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Urzędu i gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizacji zadań,
11) współdziałanie z organami administracji rządowej i innymi jednostkami samorządowymi,
12) przestrzeganie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych ustalonych instrukcją kancelaryjną,
13) uczestniczenie w realizacji zadań obronnych w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami,
14) organizowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony danych osobowych, tajemnicy państwowej, służbowej i skarbowej oraz przestrzeganie przepisów tym zakresie,
15) udzielanie zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
16) udostępnianie informacji publicznej.
Rozdział V
Zakresy działania komórek organizacyjnych urzędu
§ 13.
Do podstawowego zakresu działania stanowisk pracy wchodzących w skład Referatu Budżetu i Finansów należy w szczególności:
1. Stanowisko pracy do spraw księgowości budżetowej:
1) przygotowywanie projektu dochodów i wydatków budżetowych,
2) prowadzenie pełnej księgowości syntetycznej i analitycznej budżetu w zakresie dochodów i wydatków,
3) kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych,
4) dekretowanie dowodów księgowych,
5) sporządzanie przelewów dotyczących zobowiązań Urzędu na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów źródłowych,
6) dokonywanie zwrotu mylnie wpłaconych kwot,
7) prowadzenie ewidencji analitycznej do kont syntetycznych,
8) ewidencja księgowa operacji gospodarczych jednostki budżetowej,
9) kompletowanie bieżących dowodów finansowo-księgowych w porządku systematycznym i chronologicznym,
10) sporządzanie okresowych sprawozdań budżetowych w zakresie dochodów i wydatków,
11) sporządzanie list płac pracowników oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego na podstawie dokumentacji źródłowej,
12) sporządzanie list wynagrodzeń w zakresie umów-zleceń, umów o dzieło oraz list wypłat innych należności,
13) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów z zakresu ubezpieczeń społecznych i z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego,
14) rozliczanie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne i na Fundusz Pracy
15) sporządzanie sprawozdań w zakresie zatrudnienia i funduszu płac,
16) prowadzenie analityki materiałów i przedmiotów będących w używaniu,
17) rozliczanie inwentaryzacji,
18) sporządzanie przelewów dotyczących należności z tytułu wynagrodzeń i dodatków mieszkaniowych,
19) przygotowywanie ewidencyjno-zgłoszeniowych druków ubezpieczeniowych i przekazywanie ich do zakładu ubezpieczeń społecznych,
20) wydawanie zaświadczeń przedkładanych do ZUS.
2. Stanowisko do spraw księgowości podatkowej i obsługi kasowej:
1) prowadzenie urządzeń ewidencyjno-księgowych dotyczących podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości, od posiadania psów i czynszów,
2) prowadzenie dzienników obrotów dotyczących opłat lokalnych i czynszów,
3) egzekwowanie należności, wysyłanie upomnień, naliczanie odsetek za zwłokę oraz windykacja należności,
4) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
5) wydawanie i prowadzenie rejestru zaświadczeń o wysokości zaległości podatkowych podatnika, o stanie majątkowym i potwierdzających pracę w gospodarstwie rolnym ,
6) przygotowywanie danych do okresowej sprawozdawczości budżetowej z wykonania dochodów z tytułu opłat lokalnych w gminie,
7) rozliczanie i kontrola rachunkowa sołtysów i inkasentów z pobranych opłat,
8) przygotowywanie i obliczanie danych niezbędnych do obliczania wynagrodzeń dla sołtysów za inkaso,
9) prowadzenie zabezpieczeń hipotecznych,
10) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania ,
11) wydawanie zaświadczeń uprawniających do wydania bonów paliwowych, prowadzenie ewidencji wydanych zaświadczeń i przekazywanie sprawozdań w tym zakresie,
12) prowadzenie obsługi kasowej Urzędu i Biura Obsługi Szkół Samorządowych,
13) zakup, ewidencja i sprzedaż znaków opłaty skarbowej i weksli,
14) dokonywanie rozliczeń zainkasowanych wpłat należności związanych z realizacją budżetu Gminy,
15) dokonywanie wypłat gotówkowych z kasy na podstawie źródłowych dowodów kasowych,
16) prowadzenie rejestrów przypisów i odpisów,
17) pobór zaliczek na podatek dochodowy i terminowe rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych
3. Stanowisko pracy do spraw wymiaru podatków i opłat:
1) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
2) wymiar podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości,
3) prowadzenie spraw podatku od posiadania psów,
4) rozpatrywanie odwołań i skarg w sprawach wymiaru podatków i opłat,
5) prowadzenie dokumentacji wymiarowej i rejestrów wymiarowych,
6) prowadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym informacji i deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu przez osoby fizyczne i osoby prawne,
7) przeprowadzanie kontroli podatkowych,
8) sporządzanie danych do sprawozdawczości budżetowej w zakresie ustawowych ulg i zwolnień oraz obniżenia górnych stawek podatkowych,
9) udzielanie ulg ustawowych: inwestycyjnych, z tytułu nabycia gruntów i wojskowych,
10) udzielanie odroczeń i umorzeń w podatkach,
11) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy publicznej dla przedsiębiorców i przekazywanie sprawozdań w tym zakresie,
12) wnioskowanie o zmianę przeznaczenia gruntów rolnych na cele nierolnicze i nieleśne,
13) prowadzenie spraw związanych z podziałami nieruchomości oraz dotyczących rozgraniczenia nieruchomości,
14) nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
15) organizowanie przetargów na nieruchomości komunalne,
16) prowadzenie spraw związanych z przekształcaniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,
17) naliczanie opłat adiacenckich z tytułu wzrostu nieruchomości w związku z budową urządzeń infrastruktury komunalnej,
18) zagospodarowanie i zarządzanie nieruchomościami tworzącymi gminny zasób, w tym ich zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie i w trwały zarząd oraz ustalanie ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich.
4. Stanowisko pracy do spraw organizacyjnych i kadrowych:
1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji i prowadzenie jej ewidencji,
2) prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu, dokonywanie okresowych analiz terminów i sposobu ich załatwiania,
3) zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie,
4) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
5) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
6) prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
7) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z właściwym stanowiskiem pracy,
8) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
9) prowadzenie spraw dotyczących upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych udzielonych pracownikom przez Wójta,
10) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
11) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
12) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
13) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
14) nadzór nad przestrzeganiem w Urzędzie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
15) przygotowywanie dokumentów pracownikom odchodzącym na emeryturę lub rentę,
16) prowadzenie spraw związanych z zakładową działalnością socjalną oraz z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
17) organizowanie i koordynowanie szkoleń pracowników,
18) prowadzenie spraw gospodarczych związanych z funkcjonowaniem Urzędu,
19) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
20) prowadzenie spraw związanych z remontami i naprawami budynku Urzędu, pomieszczeń i wyposażenia biurowego,
21) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
22) współpraca z organami zatrudnienia na szczeblu powiatowym i wojewódzkim,
23) sprawy związane z robotami publicznymi i interwencyjnymi,
24) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów na Sesje Rady Gminy i posiedzenia jej Komisji,
25) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady Gminy i jej Komisji,
26) prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy i rejestru zarządzeń Wójta,
27) prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji składanych przez radnych,
28) przechowywanie aktów prawnych podejmowanych przez organy Gminy,
29) prowadzenie korespondencji Przewodniczącego Rady Gminy,
30) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem Sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji Rady,
31) protokołowanie Sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji,
32) organizowanie szkoleń radnych,
33) przyjmowanie wniosków i udostępnianie dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym w szczególności protokołów z posiedzeń Rady Gminy i jej Komisji,
34) prowadzenie spraw związanych z organizacją, przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów i referendów,
35) współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy oraz obsługa techniczna zebrań i narad z sołtysami .
5. Stanowisko pracy do spraw rolnictwa, gospodarki komunalnej, dróg gminnych i ochrony środowiska:
1) przygotowywanie decyzji w sprawach zmiany stanu wody na gruncie, nakazujących właścicielowi gruntu przywrócenie stanu poprzedniego lub wykonanie urządzeń zapobiegających szkodom,
2) zatwierdzanie, na wniosek umawiających się właścicieli, ugody ustalającej zmiany stanu wody na gruntach,
3) prowadzenie spraw dotyczących udzielania dotacji spółkom wodnym,
4) opracowywanie gminnego programu ochrony środowiska,
5) prowadzenie spraw z zakresu zwykłego korzystania ze środowiska, należących do Wójta, jako organu ochrony środowiska,
6) prowadzenie spraw dotyczących opłat za korzystanie ze środowiska,
7) prowadzenie publicznie dostępnych wykazów danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku,
8) przygotowywanie opinii dotyczących postępowania z odpadami przez ich wytwórców, a także odzysku lub unieszkodliwiania odpadów,
9) gromadzenie informacji o wytworzonych odpadach oraz sposobach gospodarowania odpadami,
10) likwidacja dzikich wysypisk odpadów,
11) koordynacja działań związanych z ochroną roślin uprawnych, mających na celu zabezpieczenie przed chorobami, szkodnikami i chwastami,
12) podejmowanie działań w zakresie wprowadzania form ochrony przyrody, jeżeli form tych nie wprowadził wojewoda,
13) prowadzenie ewidencji pomników ochrony przyrody,
14) przygotowywanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenów nieruchomości oraz decyzji ustalających kary pieniężne za usuwanie drzew i krzewów bez zezwolenia,
15) prowadzenie spraw z zakresu zwalczania chorób zakaźnych zwierząt,
16) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć w sprawach dotyczących ochrony zwierząt i utrzymywania psów rasy uznanej za agresywną,
17) prowadzenie spraw związanych z wyłapywaniem bezdomnych psów,
18) współdziałanie w sprawach związanych z zagospodarowaniem obwodów łowieckich w szczególności w zakresie ochrony i hodowli zwierzyny,
19) przygotowywanie zezwoleń na uprawę maku i konopi,
20) prowadzenie spraw związanych z przeznaczeniem gruntów rolnych do zalesienia,
21) koordynacja i organizacja działań w przypadku klęsk żywiołowych w rolnictwie,
22) sprawy związane z zaopatrzeniem wsi w wodę,
23) prowadzenie spraw dotyczących oświetlenia miejsc publicznych, dróg i ulic,
24) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków, stanowisk organów Gminy dotyczących ustalania przebiegu dróg, zaliczania dróg i ulic do poszczególnych kategorii,
25) budowa, modernizacja, utrzymanie i ochrona dróg i mostów,
26) prowadzenie ewidencji dróg i drogowych obiektów mostowych,
27) wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego,
28) orzekanie o przywróceniu pasa drogi do stanu poprzedniego,
29) sprawy wynikające z ustawy prawo przewozowe,
30) nadzór nad przystankami autobusowymi,
31) prowadzenie spraw dotyczących krajowego zarobkowego przewozu osób,
32) określanie stref cen taryfowych, ustalanie cen za usługi przewozowe,
33) prowadzenie spraw dotyczących zezwoleń Wójta, uprawniających do podejmowania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego,
34) prowadzenie spraw wynikających z zadań Gminy w zakresie utrzymania czystości i porządku,
35) przygotowywanie analiz w sprawach dostarczania wody i odprowadzania ścieków, w tym dotyczących planów rozwoju sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, modernizacji urządzeń oraz kosztów związanych ze świadczeniem usług dla ludności,
36) prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków,
37) prowadzenie postępowania i przygotowanie zezwoleń na świadczenie przez przedsiębiorców usług, o których mowa w przepisach o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,
38) nadzór nad eksploatacją wysypiska odpadów komunalnych,
39) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w energię elektryczną na obszarze gminy,
40) wykonywanie przez skazanych nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne,
41) prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej, w tym spraw ochotniczej straży pożarnej na terenie Gminy,
42) udzielanie opinii w sprawach poszukiwania, rozpoznawania i wydobywania kopalin pospolitych,
43) wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem dokumentacji na planowane zadania inwestycyjne oraz prowadzenie spraw związanych z realizacją gminnych inwestycji,
44) prowadzenie przeglądów pogwarancyjnych sieci wodociągowej, kanalizacyjnej i dróg gminnych,
45) prowadzenie nadzoru remontów bieżących i kapitalnych budynków stanowiących własność Gminy.
6. Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego:
1) ewidencjonowanie działalności gospodarczej,
2) wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz decyzji o wykreśleniu z ewidencji,
3) współpraca z sądem rejestrowym w zakresie czynności związanych z prowadzeniem Krajowego rejestru Sądowego,
4) prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem targowisk,
5) przygotowywanie propozycji dotyczących dni i godzin otwierania i zamykania placówek handlu detalicznego oraz zakładów gastronomiczno-usługowych,
6) prowadzenie postępowania i przygotowywanie projektów zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
7) przygotowywanie decyzji o cofnięciu i wygaśnięciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
8) pobieranie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
9) prowadzenie spraw z zakresu ochrony zdrowia mieszkańców gminy w zakresie profilaktyki i lecznictwa oraz przeciwdziałania patologiom społecznym,
10) przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych oraz przygotowanie i udział w poborze,
11) prowadzenie postępowania w sprawie konieczności sprawowania przez żołnierza wyłącznej opieki nad członkiem rodziny,
12) prowadzenie postępowania dotyczącego uznania poborowych i żołnierzy za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny oraz pokrywania żołnierzom należności mieszkaniowych,
13) prowadzenie akcji kurierskiej,
14) planowanie i przygotowywanie decyzji o nałożeniu świadczeń na rzecz obrony,
15) prowadzenie spraw z zakresu wspołpracy ze środkami masowego przekazu,
16) prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury,
17) współdziałanie z instytucjami kultury w zakresie podejmowania wspólnych przedsięwzięć kulturalnych,
18) współdziałanie ze stowarzyszeniami, innymi organizacjami i instytucjami prowadzącymi działalność w zakresie sportu.
7. Stanowisko pracy do spraw inwestycji, planowania przestrzennego, gospodarki mieszkaniowej i obrony cywilnej:
1) prowadzenie spraw podatku od środków transportowych,
2) prowadzenie urządzeń ewidencyjno-księgowych od środków transportowych,
3) prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz uchwalaniem projektów planów zagospodarowania przestrzennego,
4) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi, wynikającymi z ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego,
5) przechowywanie planów zagospodarowania przestrzennego,
6) wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego,
7) dokonywanie okresowej oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,
8) ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
9) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
10) prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem i realizacją strategii rozwoju gminy,
11) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i placów oraz numeracji nieruchomości,
12) pozyskiwanie środków na realizację inwestycji gminnych z funduszy pomocowych, przygotowywanie wniosków tym zakresie,
13) sporządzanie bieżących informacji i okresowych analiz i ocen rozwoju społeczno-gospodarczego gminy,
14) administrowanie , gospodarowanie i zarządzanie lokalami mieszkalnymi i użytkowymi oraz nieruchomościami budynkowymi,
15) egzekucja w sprawach lokalowych i usuwanie skutków samowoli lokalowej,
16) stawki czynszów i opłat za lokale i nieruchomości budynkowe,
17) prowadzenie rejestru dóbr kultury nie wpisanych do rejestru zabytków,
18) zawiadamianie wojewódzkiego konserwatora zabytków o otrzymaniu wiadomości o znalezieniu lub odkryciu przedmiotów archeologicznych lub wykopaliska,
19) prowadzenie w porozumieniu z wojewódzkim konserwatorem zabytków, spraw związanych z użytkowaniem obiektów zabytkowych,
20) organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi,
21) planowanie i organizacja szkoleń formacji obrony cywilnej,
22) planowanie i przygotowanie decyzji o nałożeniu świadczeń na rzecz obrony,
23) kierowanie i koordynacja akcji ratunkowych,
24) prowadzenie magazynu OC i magazynu przeciwpowodziowego,
25) współdziałanie w zakresie likwidacji niewypałów,
26) współpraca z Centrum Zarządzania Kryzysowego Wojewody Podlaskiego oraz podejmowanie działań niezbędnych do usunięcia zaistniałego stanu zagrożenia,
27) prowadzenie spraw związanych z podatkiem VAT oraz terminowe jego rozliczanie.
8. Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego:
1) sporządzanie aktów stanu cywilnego, rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób.
2) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
3) prowadzenie akt zbiorowych i skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego,
4) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
5) przechowywanie i konserwowanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
6) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
7) organizowanie uroczystości jubileuszowych, stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,
8) wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,
9) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
10) prowadzenie spraw z zakresu wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty,
11) ustanawianie pełnomocnika w sprawach o ustalenie ojcostwa i roszczenia alimentacyjne oraz w sprawach o przysposobienie,
12) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym w postępowaniu o zwolnienie od kosztów sądowych,
13) udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji i opinii o wystawieniu na licytację,
14) przyjmowanie obwieszczeń i pism sądowych.
15) prowadzenie spraw dotyczących zgromadzeń, zbiórek publicznych i bezpieczeństwa imprez masowych,
16) współpraca z właściwymi organami w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego,
17) prowadzenie całości spraw z zakresu ewidencji ludności obejmujących w szczególności:a) prowadzenie ewidencji ludności oraz udzielanie informacji osobowo-adresowych,
b) przygotowywanie decyzji w sprawach zameldowania i wymeldowania,
c) wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu i wymeldowaniu,
d) przesyłanie dyrektorom szkół informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży,
e) prowadzenie rejestrów wyborców, sporządzanie spisów wyborców i wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania.
9. Radca prawny:
1) opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych,
2) udzielanie porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania przepisów prawa,
3) opiniowanie projektów umów i porozumień zawieranych przez Gminę,
4) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie objętym działalnością Urzędu,
5) występowanie w charakterze pełnomocnika Rady Gminy lub Wójta w postępowaniu sądowym i administracyjnym.
Rozdział VI
Zasady opracowywania projektów aktów prawnych
§ 14.
Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:
1) akt nie może zawierać postanowień wykraczających poza upoważnienia ustawowe, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów;
2) układ projektu aktu prawnego powinien być przejrzysty a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła;
3) dla oznaczenia jednakowych pojęć należy używać jednakowych terminów i określeń prawnych, przyjętych w obowiązującym ustawodawstwie.
§ 15.
1. Akt prawny powinien zawierać:
1) tytuł;
2) wskazanie podstawy prawnej;
3) zakres przedmiotowy podlegający regulacji;
4) wskazanie odpowiedzialnego za wykonanie;
5) określenie terminu wejścia w życie.
2. Projekt aktu prawnego opracowują pracownicy, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej z własnej inicjatywy lub na polecenie Wójta.
3. Pracownik, do którego należy opracowanie projektu aktu prawnego, kieruje ten projekt do zainteresowanych, w celu dokonania uzgodnień, przeprowadzenia konsultacji lub zasięgnięcia opinii wymaganych przepisami prawa.
4. projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony:
1) ze Skarbnikiem Gminy, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować skutki finansowe;
2) z Sekretarzem Gminy, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych;
3) z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania lub obowiązki.
5. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno-prawnym i redakcyjnym przez radcę prawnego.
6. Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskaniu wymaganych opinii projekt aktu prawnego należy przedłożyć Wójtowi, za pośrednictwem pracownika do spraw organizacyjnych i kadrowych.
§ 16.
1. Podjęte akty prawne organów Gminy numeruje się według zasad ustalonych w odrębnych przepisach.
2. Akty prawne wewnętrznego urzędowania, wydawane przez Wójta w formie zarządzeń numeruje się kolejnymi numerami ( cyfra arabska) w ciągu roku.
3. Zbiory aktów prawnych, o których mowa w ust. 1 i 2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych.
§ 17.
Wydane akty prawne pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych przekazuje pracownikom urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, odpowiedzialnym za ich realizację.
Rozdział VII
Zasady podpisywania pism i decyzji
§ 18.
1. Wójt podpisuje:
1) wydawane akty prawne;
2) dokumenty kierowane do instytucji państwowych szczebla centralnego i Wojewody;
3) odpowiedzi na wnioski komisji Rady oraz interpelacje i zapytania radnych i posłów;
4) umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w imieniu Gminy;
5) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz;
6) odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników;
7) pisma związane ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych;
8) odwołania od decyzji oraz pisma w sprawach toczących się przed NSA;
9) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu;
10) odpowiedzi na wystąpienia Najwyższej Izby Kontroli, Prokuratury i Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy i innych instytucji kontroli, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
11) pisma związane ze współpracą zagraniczną;
12) wnioski o nadanie odznaczeń;
13) inne pisma, jeżeli ich podpisywanie zastrzegł dla siebie.
§ 19.
Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy i Skarbnik gminy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu przez Wójta oraz decyzje do podpisywania których zostali imiennie upowżnieni przez Wójta.
§ 20.
Pracownicy mogą podpisywać :
1) korespondencję bieżącą należącą do zakresu spraw prowadzonych na stanowisku, nie mającą znamion decyzji lub rozstrzygnięć i nie zastrzeżoną do podpisu Wójta;
2) decyzje administracyjne do wydawania których zostali imienne upoważnieni przez Wójta.
§ 21.
Pracownik przygotowujący projekty pisma lub decyzji administracyjnych, odpowiada za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych projektów i parafuje je swoim podpisem umieszczonym z lewej strony na kopii tekstu.
Rozdział VIII
Tryb przyjmowania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg i wniosków
§ 22.
1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne, w tym również dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.
2. Obsługę obywateli przyjmowanych przez Wójta i Zastępcę Wójta w ramach skarg i wniosków prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych.
§ 23.
1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i w przepisach szczególnych.
2. Pracownicy urzędu zobowiązani są do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz realizacją słusznych interesów obywateli.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą pracownicy - zgodnie z ustalonymi zakresami czynności,
§ 24.
Pracownicy Urzędu obsługujący interesantów zobowiązani są do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących mieć wpływ na sposób załatwienia spraw, a w szczególności:
1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów;
2) informowania zainteresowanych o możliwości załatwienia ich spraw;
3) powiadamiania stron o przyczynie nie załatwienia spraw w obowiązującym terminie;
4) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia wydanych rozstrzygnięć;
5) niezwłocznego załatwiania spraw wypływających z Rady Gminy i jej Komisji oraz spraw, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego;
6) inne sprawy, nie wymienione w pkt5 winne być załatwione bez zbędnej zwłoki, według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
§ 25.
1. Wójt i jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. 800 -1400. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym.
2. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie, w godzinach pracy Urzędu.
3. Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków powinna być wywieszona w widocznym miejscu w urzędzie.
§ 26.
1. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu w formie pisemnej lub wniesione do protokołu ustnie są ewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków.
2. Sprawy wniesione ustnie nie mające charakteru skargi lub wniosku ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć interesantów .
3. Rejestry, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 prowadzi pracownik na stanowisku do spraw organizacyjnych i kadrowych.
§ 27.
1. Odpowiedzi na skargi i wnioski powinny być jasne i zwięzłe. W przypadku zajęcia negatywnego stanowiska, odpowiedź musi zawierać wyczerpujące uzasadnienie prawne i faktyczne.
2. Pracownicy, którym przekazano wniosek lub skargę do załatwienia, zobowiązani są zawiadomić stanowisko do spraw organizacyjnych i kadrowych o sposobie załatwienia sprawy, przekazując dokumentację związaną ze sprawą oraz z kopią odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.
§ 28.
Pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie terminowości i sposobu załatwienia zgłoszonych skarg i wniosków oraz dokonuje w miarę potrzeb, okresowych analiz w tym zakresie.
Rozdział IX
Organizacja działalności kontrolnej
§ 29.
System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną.
§ 30.
Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1) Sekretarz Gminy - w zakresie funkcjonowania komórek organizacyjnych, przestrzegania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej i dyscypliny pracy;
2) Skarbnik Gminy - w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami budżetowymi.
§ 31.
1. Kontrola zewnętrzna obejmuje sposób realizowania zadań przez gminne jednostki organizacyjne.
2. Kontrolę zewnętrzną sprawują pracownicy według ustalonego zakresu czynności, w oparciu o wytyczne Wójta ustalające zakres tematyczny i sposób wykonania czynności kontrolnych i na podstawie upoważnienia Wójta.
3. Kontrole finansowe w jednostkach powiązanych z budżetem gminy wykonuje Skarbnik Gminy.
§ 32.
Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 33.
1. Działalność kontrolna powinna być łączona z udzieleniem instruktażu.
2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany.
3. Wyniki kontroli kontrolujący przedkłada Wójtowi.
§ 34.
1. W Urzędzie prowadzony jest scentralizowany rejestr materiałów pokontrolnych z kontroli zewnętrznych wykonywanych przez NIK i inne jednostki kontrolujące.
2. Materiały pokontrolne po zarejestrowaniu przekazywane są pracownikom, którzy przygotowują stosowne informacje o sposobie ich wykorzystania, w tym również o sposobie realizacji zaleceń w zakresie swojej właściwości.
Rozdział X
Postanowienia końcowe
Szczegółowy zakres uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Urzędu określają zakresy czynności.
Zarządzenie nr 35/04
Wójta Gminy Rutka-Tartak
z dnia 10 listopada 2004 r.
w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Rutka-Tartak.
Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055) zarządzam, co następuje:
§ 1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Rutka-Tartak stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 15/03 Wójta Gminy Rutka-Tartak z dnia 16 czerwca 2003 r. wprowadza się następujące zmiany:
1) w § 12 pkt 16 otrzymuje brzmienie: „ Bieżące przygotowywanie dokumentów zawierających informacje publiczne, które będą udostępniane w Biuletynie Publicznym zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271) oraz przekazywanie ich na nośnikach informacji na stanowisko pracy do spraw oraganizacyjnych i kadrowych,
2) w § 13 w ust. 4 dodaje się pkt 36 w brzmieniu: „obsługa Biuletynu Informacji Publicznej:
a) przyjmowanie informacji publicznych ze stanowisk pracy,
b) przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczania na stronie głównej Biuletynu oraz powiadamianie tego ministrac o zmianach w treści informacji,
c) dokonywanie zmian w treści informacji publicznej udostępnianej na stronie podmiotowej Biuletynu,
d) prowadzenie dziennika, w którym będą odnotowywane zmiany w treści informacji publicznej udostęnianych w biuletynie oraz próby dokonywania zmian przez osoby nieuprawnione,
e) dokonywanie kontroli dziennika nie rzadziej niż co 24 godziny.
3) w § 13 w ust. 6 dodaje się pkt 22 w brzmieniu: „ obsługa BIP podczas nieobecności pracownika wyznaczonego do obsługi biuletynu oraz pomoc w okresie wzmożonych prac”.
§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
Jan Racis
Zarządzenie nr 15/05
Wójta Gminy Rutka – Tartak
z dnia 6 czerwca 2005 r.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 214, poz. 1806) zarządza się co następuje:
§ 1. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Rutak –Tartak stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 15/03 Wójta Gminy Rutka – Tartak z dnia 16 czerwca 2003 r. wprowadza się następujące zmiany:
1) § 25 ust. 1 i ust. 3 otrzymuje brzmienie:
a) „ 1 . Wójt i jego Zastępca przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godz. 1000 – 1600. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym.”.
b) „ § 25 ust. 3 otrzymuje brzmienie::
„ 3. Informację o dniach i godzinach przyjęć wywiesza się na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz w widocznym miejscu w siedzibach jednostek organizacyjnych Gminy”.
§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy
Jan Racis
Metryka strony
